Q-link | Q-base | Q-safe | Performancemanager
december 2022
> Inleiding
> Startscherm vernieuwd: tegels voor veelgebruikte functies
> Nieuwe module: Q-staff
> Q-base jaarplanning kopiëren
> Oude Q-base activiteiten afmelden
> Q-safe risicoanalyses kopiëren
> Performance manager prestatiekaart kopiëren
> Q-link cursussen
> Verhuizing
In deze nieuwsbrief informeren wij u over een grote update die u begin 2023 kunt verwachten. Daarnaast is er een nieuwe module voor Q-link ontwikkeld, die voor u wellicht ook interessant is.
Het nieuwe jaar staat voor de deur! Bij de Gebruikerstips wordt daarom uitgebreid stilgestaan bij acties om uw Q-link gereed te maken voor een goed begin van 2023.
Ten slotte informeren wij u over de geplande cursussen in het eerste kwartaal en over onze verhuizing.
In het eerste kwartaal van 2023 wordt het startscherm van Q-link vernieuwd. Op dit startscherm wordt gebruik gemaakt van tegels, die verbonden worden aan uw favoriete functies.
Denk bijvoorbeeld aan een tegel waarmee je direct in de Q-base jaarplanning komt. Of een tegel met doorverwijzing naar een veelgebruikt document of ander systeem. Ook een tegel om direct een klacht, fout of incident te registreren is dan een optie.Naast de update van het nieuwe startscherm (of portaal) wordt Q-link begin 2023 uitgebreid met een nieuwe module Q-staff. Q-staff is een module voor personeelsmanagement.
In Q-staff wordt per medewerker een dossier aangelegd met basisgegevens zoals adres, geboortedatum en contactgegevens, maar ook documentatie uit het personeelsdossier kan veilig worden opgeslagen. Door het toewijzen van rechten is in te stellen wie in welk deel van het dossier mag kijken of mag muteren. Tevens kunnen activiteiten, zoals een nieuwe VOG aanvragen, aan een dossier gekoppeld worden.
Daarnaast biedt de module Q-staff de mogelijkheid om via Q-link nieuwsberichten te delen met medewerkers. Deze nieuwsitems kunnen dan weer als tegel op het vernieuwde startscherm getoond worden.
Heeft u in 2022 een jaarplanning met periodiek terugkerende activiteiten gemaakt, dan kunt u deze eenvoudig kopiëren naar 2023. Zoek via 'Mijn afhandelingsplannen' de te kopiëren jaarplanning op. Klik deze aan. Rechts bovenaan staat de knop 'Kopiëren'. Kies voor de optie ‘Geplande einddatum kopiëren naar 1 jaar later’.
Het is verstandig om na het kopiëren de planning te controleren en waar nodig aan te passen:
- Pas in het registratietabblad de naam van de planning aan (bijvoorbeeld: Jaarplanning 2023). De naam van het plan wordt getoond in het scherm ‘Mijn afhandelingsplannen’.
- Check of de planning alleen activiteiten voor 2023 bevat. Als er bolletjes in de kolom rechts van de ‘december kolom’ staan, zijn deze in de planning 2022 al doorgeschoven naar 2023 en is met het maken van de kopie ook hierbij een jaar opgeteld. U kunt deze activiteiten het beste verplaatsen naar 2023 (= bolletje aanklikken en nieuwe datum instellen bij ‘geplande einddatum’). Dit herhalen tot de planning alleen nog activiteiten in de periode januari - december 2023 bevat. In dat geval moet ook de planning van 2022 nog even opgezocht worden om de activiteiten die daarin doorgeschoven waren naar 2023 te verwijderen. Anders zijn deze activiteiten dubbel opgenomen en moet u ze twee keer afmelden en de gehele planning blijft onnodig lang niet afgerond.
- Ga na of er activiteiten aan een andere medewerker toegewezen moeten worden. Dit past u aan door de reeks van activiteiten te wijzigen. Klik op de omschrijving van de activiteit. U kunt nu de hele reeks in één keer aan een nieuwe activiteitenafhandelaar toewijzen.
- Controleer of de frequentie van activiteiten aangepast moet worden. In dat geval is de snelste werkwijze om de hele reeks in één keer te verwijderen en de betreffende activiteit opnieuw in te plannen met de juiste frequentie.
- Bekijk of activiteiten die maandelijks of ieder kwartaal uitgevoerd moeten worden ook daadwerkelijk voor alle periodes ingepland zijn. Soms ontbreken activiteiten aan het begin van het jaar als in de loop van het jaar acties zijn toegevoegd. Vul zo nodig ontbrekende activiteiten aan.
Meer tips over het kopiëren en controleren van de jaarplanning vindt u in de online handleiding van Q-base (vraagteken rechtsboven in > zie 3.4 Planning kopiëren). Onze helpdesk kan u uiteraard ook ondersteunen bij het actualiseren van de planning voor 2023. De helpdesk is zowel telefonisch als via e-mail bereikbaar: 035-6286288 of info@lens-bs.nl.
De start van een nieuw jaar is ook een mooi moment om na te kijken of er in Q-base nog veel oude openstaande activiteiten of afhandelingsplannen staan. Dit is te zien via Mijn activiteiten of Mijn afhandelingsplannen en dan bij ‘Activiteiten van’ of‘ Eindverantwoordelijke’ te kiezen voor ‘Geen filter – iedereen’.
Mocht u een (groot) aantal activiteiten tegenkomen, waarvan de deadline ruimschoots verstreken is, kunt u onze helpdesk vragen om deze activiteiten in één keer voor u af te melden. We kunnen dat doen voor alle openstaande activiteiten tot een gewenste datum of voor activiteiten gekoppeld aan een specifiek type registratie (bijvoorbeeld planning) of van één locatie. Mail uw verzoek naar info@lens-bs.nl en het wordt voor u in orde gemaakt.
Het kopiëren van Q-safe risicoanalyses is minder gekoppeld aan de start van een nieuw kalenderjaar. In de volgende nieuwsbrief geven we hier meer uitleg over. Nu al meer weten? Kijk dan in de Q-safe handleiding 3.4 of neem contact op met de helpdesk.
Vanaf 1 januari 2023 is voor beheerders van prestatie-indicatoren op het startscherm van de module Performance manager een knop ‘Kopieer deze kaart naar 2023’ zichtbaar. Daarmee wordt de gehele prestatiekaart 2022 gekopieerd naar 2023 en kunnen daarna de indicatoren 2023 naar wens worden ingericht.
Na het maken van de kopie verschijnt in de prestatiekaart 2022 een knop ‘Archiveer deze kaart’. Na het archiveren kunnen geen metingen meer worden ingevoerd, maar de prestatiekaart met uitgevoerde meting blijft zichtbaar. Door prestatiekaarten te archiveren, blijft het startscherm van Performance manager overzichtelijker.
Werkt u in Performance manager met een centrale prestatiekaart en gekoppelde prestatiekaarten (bijvoorbeeld per locatie of discipline) dan moet eerst de centrale prestatiekaart gekopieerd worden naar 2023 en daarna verschijnt in de gekoppelde kaarten de kopieerknop.
Mocht u voor 1 januari al kopieën van de prestatiekaarten wensen of is na het maken van de kopieën de volgorde van de prestatiekaarten niet geheel naar wens, neem dan contact met onze helpdesk (info@lens-bs.nl of via 035-6286288). Wij kunnen u hierbij helpen.
LENS business software verzorgt cursussen die u kunnen helpen om Q-link beter te gebruiken in uw organisatie. Er is een cursus voor beginnende gebruikers, een verdiepingscursus voor gebruikers die ervaring hebben met Q-link, maar meer willen leren over de mogelijkheden en een cursus over Risicoanalyse en Q-safe.
In periode januari t/m april 2023 staan de volgende cursussen gepland:
- Q-link basiscursus:
- dinsdag 24 januari van 09.30 tot 14.00 uur online
- donderdag 6 april van 09.30 tot 14.00 uur in ‘s-Graveland
- Q-link verdiepingscursus:
- donderdag 26 januari van 09.30 tot 14.00 uur online
- dinsdag 4 april van 09.30 tot 14.00 uur in ‘s-Graveland
- Risicoanalyse en Q-safe:
- Donderdag 12 januari van 09.30 tot 17.00 uur in ‘s-Graveland
Daarnaast bieden we de mogelijkheid om een cursus voor uw organisatie te verzorgen (online of op locatie) waarbij het programma op uw wensen wordt afgestemd.
Klik hier voor meer informatie of om u aan te melden.