Q-link | Q-base | Q-safe | Performancemanager
december 2021
> Inleiding
> Nieuw overzicht voor documentautorisatie in Q-link
> Toelichting en afhandeling van Q-base activiteiten beter zichtbaar
> Nieuw bolletje in kalenderweergave van een Q-base planning
> Directiebeoordeling als Q-base registratie
> Q-base jaarplanning kopiëren
> Q-link cursussen
In deze nieuwsbrief informeren we u over de laatste updates die in Q-link en Q-base zijn doorgevoerd. Daarnaast vindt u een tweetal gebruikerstips en ons cursusaanbod voor het eerste kwartaal van 2022.
Wanneer u naar aanleiding van deze nieuwsbrief wensen of vragen heeft, kunt u contact opnemen met onze helpdesk, per mail via info@lens-bs.nl of telefonisch op 035-6286288.
In Q-link kan gebruik gemaakt worden van de functionaliteit ‘Documentautorisatie’.
Bij documentautorisatie wordt voor ieder document een autorisator ingesteld. Bij een wijziging van een document krijgt het document de status ‘niet geautoriseerd’ en ontvangt de autorisator een e-mail met het verzoek het document (opnieuw) te autoriseren.
Een recente update van Q-link zorgt ervoor dat er via het scherm ‘Overzichten’ een overzicht van ‘Geautoriseerde documenten per autorisator’ en ‘Vervallen documenten per autorisator’ opgevraagd kan worden.
Net als in de andere Q-link overzichten kunt u op de getoonde aantallen klikken om te zien welke documenten het betreft en eventueel verder doorklikken naar het betreffende document. Als het document getoond wordt, is de knop ‘Eigenschappen’ zichtbaar. Hierdoor kunnen alle eigenschappen van het document direct worden ingezien.
Wanneer in Q-base een activiteit wordt aangemaakt is het mogelijk om een toelichting op de activiteit te geven. Bij het afmelden van een activiteit kan een toelichting op de afhandeling van de activiteit gegeven worden.
De informatie die bij de toelichting en de afhandeling van een activiteit is ingevoerd, is beter zichtbaar gemaakt. Dit geldt voor het overzicht via het scherm 'Mijn activiteiten' en in het tabblad ‘Activiteiten’ van de betreffende registratie.
Q-base wordt veel gebruikt voor het vastleggen en bewaken van (jaar)planningen. Daarbij kan gekozen worden voor de zogenaamde ‘Kalenderweergave’. In deze weergave wordt iedere activiteit met een ‘bolletje’ weergegeven. Tot voor kort kenden we daarbij drie soorten ‘bolletjes’:
- groen voor openstaande activiteiten met een deadline in de toekomst
- rood voor openstaande activiteiten met een reeds verstreken deadline
- groen met een wit vinkje voor afgehandelde activiteiten.
Er is nu een vierde optie mogelijk, namelijk:
- grijs met een wit vinkje voor activiteiten die wél afgemeld, maar niet uitgevoerd zijn.
Wanneer u van deze mogelijkheid gebruik wilt maken, wordt het formulier dat bij de afhandeling van een activiteit ingevuld wordt, aangepast. Wij voegen dan een extra veld toe, waarin aangegeven moet worden of de activiteit 'Uitgevoerd' of 'Niet uitgevoerd' is. Bij de keuze 'Uitgevoerd' wordt het bolletje groen met een wit vinkje. Indien er gekozen wordt voor 'Niet uitgevoerd' dan wordt een grijs bolletje met een wit vinkje getoond.
Een verplicht onderdeel van een kwaliteitsmanagementsysteem is het uitvoeren van de directiebeoordeling (ook wel systeembeoordeling of managementreview genoemd). Veel organisaties maken hiervan een verslag in Word en voegen dat als bijlage toe aan een Q-base registratie. Om het maken van de directiebeoordeling eenvoudiger te maken en tegelijkertijd te borgen dat alle verplichte onderwerpen aan bod komen, kunnen we een Q-base formulier voor de directiebeoordeling inrichten. Alle verplichte onderwerpen en conclusies die u hieraan verbindt, worden in de registratie opgenomen. Alle verbeteracties uit de directiebeoordeling kunnen direct aan de registratie gekoppeld worden.
Interesse? Wij sturen u graag een voorbeeld van deze registratie en richten het formulier op basis van uw wensen in.
Heeft u in 2021 een jaarplanning met periodiek terugkerende activiteiten gemaakt, dan kunt u deze eenvoudig kopiëren naar 2022. Zoek via 'Mijn afhandelingsplannen' de te kopiëren jaarplanning op. Klik deze aan. Rechts bovenaan staat de knop 'Kopiëren'. Kies voor de optie ‘Geplande einddatum kopiëren naar 1 jaar later’.
Het is verstandig om na het kopiëren de planning te controleren en waar nodig aan te passen:
- Pas in het registratie tabblad de naam van de planning aan (Jaarplanning 2022). De naam van het plan wordt getoond in het scherm ‘Mijn afhandelingsplannen’.
- Ga na of er activiteiten aan een andere medewerker toegewezen moeten worden. Dit past u aan door de reeks van activiteiten te wijzigen. Klik op de omschrijving van de activiteit. U kunt nu de hele reeks in één keer aan een nieuwe activiteitenafhandelaar toewijzen.
- Controleer of de frequentie van activiteiten aangepast moet worden. In dat geval is de snelste werkwijze om de hele reeks in één keer te verwijderen en de betreffende activiteit opnieuw in te plannen met de juiste frequentie.
- Bekijk of activiteiten die maandelijks of ieder kwartaal uitgevoerd moeten worden ook daadwerkelijk voor alle periodes ingepland zijn. Soms ontbreken activiteiten aan het begin van het jaar als in de loop van het jaar acties zijn toegevoegd. Vul zo nodig ontbrekende activiteiten aan.
- Check of de planning alleen activiteiten voor 2022 bevat. Als er bolletjes in de kolom rechts van de ‘december kolom’ staan, zijn deze ingepland voor een later jaar. U kunt deze activiteiten het beste verplaatsen naar 2022 (= bolletje aanklikken en nieuwe datum instellen bij ‘geplande einddatum’). Dit herhalen tot de planning alleen nog activiteiten in de periode januari - december 2022 bevat. In dat geval moet ook de planning van 2021 nog even opgezocht worden om de activiteiten die daarin doorgeschoven waren naar 2022 te verwijderen (anders zijn ze dubbel opgenomen).
Meer tips over het kopiëren en controleren van de jaarplanning vindt u in de Q-base handleiding (3.4 Planning kopiëren). Onze helpdesk kan u uiteraard ook ondersteunen bij het actualiseren van de planning voor 2022.
LENS business software verzorgt cursussen die u kunnen helpen om Q-link beter te gebruiken in uw organisatie. Er is een cursus voor beginnende gebruikers, een cursus voor gebruikers die ervaring hebben met Q-link, maar meer willen leren over de mogelijkheden en een cursus over Risicoanalyse en Q-safe.
De volgende cursussen worden in het eerste kwartaal van 2022 gegeven:
- Q-link basiscursus: donderdag 17 februari van 09.30 uur tot 14.00 uur
- Q-base verdiepingscursus: donderdag 3 februari van 09.30 tot 14.00 uur
- Risicoanalyse en Q-safe: dinsdag 22 maart van 09.30 tot 17.00 uur
Afhankelijk van de Coronasituatie worden de cursussen op ons kantoor in Hilversum of online gegeven. Daarnaast bieden we de mogelijkheid om een cursus voor uw organisatie te verzorgen (online of op locatie) waarbij het programma op uw wensen wordt afgestemd.
Klik hier voor meer informatie of om u aan te melden.